Datenschutzhinweise zum Bewerbungsprozess
1. Zu welchem Zweck werden meine personenbezogenen Daten verarbeitet?
1.1. Bewerbungsprozess
Ihre Bewerbungsdaten werden innerhalb des apetito AG Konzerns zu Bewerbungszwecken bzw. zur Besetzung ausgeschriebener und freier Stellen verarbeitet. Anhand der von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen sowie ggf. weiteren Gesprächen bewerten wir, ob Ihr Profil zur ausgeschriebenen Stelle passt.
1.2. Weitere Verarbeitung Bewerberpool
Wenn es im Rahmen Ihrer Bewerbung nicht zur Einstellung kommt, beide Seiten aber dennoch eine Perspektive für eine zukünftige Einstellung sehen, können wir Sie in unseren Bewerber-Pool aufnehmen. Hierzu bitten wir Sie um Ihre Einwilligung, dass wir Ihre Daten und Unterlagen für 180 Tage speichern dürfen. Vor Ablauf dieser Frist bekommen Sie automatisch eine Mail, in der Sie der Speicherung Ihrer Daten für weitere 180 Tage zustimmen oder diese ablehnen können. Wenn Sie auf diese E-Mail nicht reagieren bzw. keine Einwilligung erteilen, werden Ihre Daten und Unterlagen mit Ablauf der 180 Tage gelöscht.
2. Woher stammen die Daten, die wir von Ihnen haben?
Mit Ihrer Entscheidung, sich auf diese Stelle zu bewerben, übermitteln Sie uns eine Reihe von personenbezogenen Daten. Wir verarbeiten ausschließlich die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten.
3. Welchen Datenarten (sog. Datenkategorien) verarbeiten wir?
3.1. Die von uns abgefragten personenbezogenen Daten:
Zwingend notwendige Angaben:
- Stammdaten: Vor- und Nachname
- Kontaktdaten: E-Mail-Adresse
- Informationen zum Werdegang (Lebenslauf; Schulischer & beruflicher Werdegang, weitere relevante Kenntnisse für die offene Stelle),
- Gehaltsvorstellungen (Brutto pro Jahr),
- Verfügbarkeit (ab wann Sie bei uns anfangen könnten).
Freiwillige Angaben:
- Anrede (Herr; Frau; Neutral),
- zusätzliche Kontaktdaten (Telefonnummer, Mobilnummer),
- Gesundheitsdaten (Frage zur Angabe einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung).
3.2. Die von Ihnen hochgeladenen personenbezogenen Daten:
Neben den von uns abgefragten Einzelinformationen werden Sie dazu aufgefordert, uns Ihren Lebenslauf zur Verfügung zu stellen. Unser Ziel ist es, die üblicherweise in einem Lebenslauf enthaltenen Informationen zu Ihrem schulischen und beruflichen Werdegang zu verarbeiten.
Auf eigenen Wunsch können Sie weitere Dokumente hochladen und kategorisieren (z.B. Anschreiben, Arbeitszeugnisse, einen Nachweis zur Schwerbehinderung oder Gleichstellung ect.).
3.3. Weitere Informationen zu freiwilligen Angaben:
Bitte Berücksichtigen Sie, dass wir nicht abschließend beurteilen bzw. auflisten können welche (personenbezogenen) Daten Sie hochladen. Die als freiwillig hinterlegten Informationen sind nicht zwingend für den Bewerbungsprozess notwendig.
Die weiteren durch Sie zur Verfügung gestellten Informationen und Unterlagen ermöglichen uns einen umfassenderen Einblick in Ihre Qualifikationen und Erfahrungen Dies ermöglicht uns, Sie schon vor einem möglichen Gespräch besser kennenzulernen Sollten Sie uns diese Informationen nicht zur Verfügung stellen, erwarten Sie keine Nachteile. Sofern eine Notwendigkeit besteht, die Unterlagen einzusehen, würden wir Sie im Zuge des Bewerbungsprozesses darauf aufmerksam machen.
Personenbezogene Daten die wir auf diesem Wege ungefragt erhalten und die keinen Bezug zur ausgeschriebenen Stelle oder der bewerbenden Person haben, verarbeiten wir nicht weiter, sofern dies möglich ist.
4. Dauer der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
4.1. Bewerbungsprozess
Ihre Bewerbungsunterlagen bzw. die im Rahmen dessen erhaltenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für den oben beschriebenen Zweck verwendet und unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht, sofern keine weitergehende Einwilligung zur Speicherung vorliegt.
Recruiting-/Bewerbungsunterlagen werden nach Ablauf von 180 Tagen nach abschließender Bearbeitung Ihrer Bewerbung (Absage) automatisch gelöscht. Im Falle einer Einstellung werden Ihre Bewerbungsunterlagen im Bewerbermanagementsystem für 360 Tage gespeichert.
4.2. Weitere Verarbeitung Bewerberpool
Wenn Sie sich auf eine bestimmte offene Stelle beworben haben und wir Ihre Bewerbungsunterlagen und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten für künftige Ausschreibungen gerne weiter verarbeiten möchten, werden wir in jedem Falle vorab per Mail um Ihre Einwilligung zur Aufnahme in unser Bewerberpool bitten. In diesem Falle werden Sie vor dem Ablauf von 180 Tagen nach abschließender Bearbeitung der Erstbewerbung per Mail gebeten, einer weiteren Speicherung für 180 Tage zuzustimmen oder dieser (mit Blick auf die Zukunft) zu widersprechen. Im Falle des Widerspruchs werden Ihre Daten entsprechend der oben genannten Frist gelöscht. Ein Widerspruch ist nur notwendig, wenn Sie eine Einwilligung in die Aufnahme in das Bewerberpool erteilt haben und diese vor Ablauf der 180 Ihre Daten löschen lassen möchten.
Wir sind jederzeit berechtigt, diesen Dienst einzustellen oder Ihre Daten ganz oder teilweise ohne Angabe von Gründen zu löschen.
4.3. Ausnahmefälle
In bestimmten Fällen kann eine längere Verarbeitung (Speicherung) notwendig sein (z.B. im Rahmen eines laufenden Gerichtsverfahrens).
5. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO
apetito AG
Bonifatiusstr. 305
DE-48432 Rheine
5.1. Gesetzliche Vertreter gem. §78 AktG
Dr. Jan-Peer Laabs,
Christian Kessy,
Melanie Thomann-Bopp
5.2. Datenschutzbeauftragte
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: datenschutz@apetito.de
6. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
6.1. Empfänger innerhalb des apetito AG Konzerns
Ihre Bewerbungsunterlagen werden im ersten Schritt vom Team Talent Acquisition und dem jeweils für die Position zuständigem HR Business Partner empfangen und gesichtet. Sollten Sie eine Schwerbehinderung im Rahmen Ihrer Bewerbung angegeben haben, erhält der Scherbehindertenvertreter sowie der Betriebsrat der apetito AG eine Information darüber und kann die Unterlagen und personenbezogenen Daten einsehen. In der Regel erhalten die verantwortlichen Personen/ Führungskräfte, die am Entscheidungsprozess beteiligt sind, Zugriff auf Ihre Daten und Unterlagen nach positiver Erstbewertung. Für bestimmte Ausschreibungen erhalten die Führungskräfte bereits Zugriff bei Bewerbungseingang.
Im Falle einer Zusage für eine Position in unserem Hause, erhalten weitere für die Einstellung zuständige HR Beschäftigte Zugriff auf Ihre Daten um den Einstellungsprozess anzustoßen.
6.2. Weitere Empfänger und Verarbeitung
Das Bewerberportal wird von concludis (eine Marke der PERBILITY GmbH), Standort Köln, Auenweg 3, 50679 Köln betrieben. Hauptsitz der PERBILITY GmbH ist Starkenfeldstraße 21 in 96050 Bamberg. Das Bewerberportal wird auf Servern der Firma Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25 in 91710 Gunzenhausen in den Rechenzentren in Nürnberg und Falkenstein gehostet.
concludis übernimmt neben dem Hosting auch Service und Wartung der Bewerber-managementsoftware. Im Zuge des Service erfolgt auch eine telefonische Beratung in der Handhabung der Software. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass Mitarbeiter von concludis GmbH Einsicht in die Bewerberdaten haben. Mit concludis wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, der auch den vertraulichen Umgang mit den Bewerberdaten umfasst.
Zudem werden Ihre Bewerbungsunterlagen automatisiert von dem Parsing-Tool der Firma Textkernel oder JoinVision bearbeitet. Diese sind Auftragsverarbeiter von concludis und wurden seitens concludis gem. Art. 15 Abs. 4 DSGVO verpflichtet.
Die automatisierte Verarbeitung bedeutet in diesem Kontext, dass Kerninformationen mit Relevanz für den Recruitingprozess (Persönliche Daten, Bildungsabschluss, berufliche Laufbahn sofern angegeben) aus Ihrem Lebenslauf ausgelesen und in strukturierte Informationen zur Darstellung in concludis umgewandelt werden. Ihre Daten werden nach dem Parsing-Vorgang bei Textkernel bzw. JoinVision gelöscht.
6.3. Übermittlung an ein Drittland
Eine Weiterleitung Ihrer personenbezogenen Daten an Drittländer erfolgt nicht.
7. Durchführung von Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.
Das bedeutet, dass stets Menschen (apetito Beschäftigte) darüber entscheiden, ob die Bewerbung intern an den Fachbereich (Verantwortliche Personen/ Führungskräfte des Fachbereiches, die in die Personalauswahl involviert sind) weitergeleitet wird und ob ein Bewerber zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen bzw. zu einem späteren Zeitpunkt eingestellt wird.
8. Ihre Rechte
das Bestehen eines Rechts auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf
- Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) bezüglich der über Sie durch uns verarbeiteten Daten.
- Ebenso haben Sie das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Ihrer Daten, sofern diese falsch oder unvollständig hinterlegt wurden .
- Auch haben Sie das Recht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), sofern dem keine anderweitigen Rechte und Pflichten entgegenstehen.
- Sie haben das Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO) der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern dem keine anderweitigen Rechte und Pflichten entgegenstehen.
- Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
- Sie haben das Recht gegen die Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO), sofern die Verarbeitung auf ein öffentliches oder berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e, f DSGVO erfolgt.
- Zudem haben Sie das Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), sofern Sie eine abgegeben haben (z.B. zur Aufnahme in unser Bewerberpool)